Vragen en antwoorden over de functie van de ombudsvrouw, de klachtenprocedure in overeenstemming met de Supply Chain Governance Obligations Act, en het online klokkenluidersysteem bij The Quality Group GmbH en haar dochterondernemingen (TQGG)

I. Wat is een ombudsvrouw/klachtenbureau ("klokkenluidersregeling")?

TQGG heeft een externe jurist aangesteld als ombudsvrouw en contactpersoon voor ons klokkenluidersysteem met als doel schendingen van wettelijke voorschriften en/of interne nalevingsregels van de onderneming, evenals schendingen van verplichtingen op het gebied van mensenrechten en milieuzorg, te bestrijden. De ombudsvrouw is beschikbaar voor alle klokkenluiders die vertrouwelijke informatie willen delen over mogelijke onregelmatigheden bij TQGG.

 

II. Wie kan contact opnemen met de klokkenluidersregeling?

Onze klokkenluidersregeling, onder leiding van onze ombudsvrouw, is algemeen toegankelijk voor iedereen die informatie kan verstrekken over onwettig gedrag. Dit kunnen medewerkers, klanten of andere derden zijn. We verwelkomen alle meldingen waarin je vermoedt dat er sprake is van een overtreding met betrekking tot het aangegeven onderwerp.

III. Welke onderwerpen kunnen worden gemeld?

De klokkenluidersregeling staat open voor informatie over schendingen van wet- en regelgeving, evenals mensenrechten- en milieurisico's, en schendingen van due diligence, voor zover deze betrekking hebben op onze onderneming, ons bedrijfsonderdeel of onze leveranciers in de gehele toeleveringsketen.

De rapportage richt zich met name op de volgende onderwerpen:

  • Corruptie, witwassen van geld, omkoping, financiering van terrorisme, en schendingen van exportcontroles
  • Concurrentieverstorend gedrag
  • Schendingen van de gedragscode en andere interne richtlijnen van TQGG, zoals inkooprichtlijnen
  • Productveiligheid
  • Discriminatie, pesten, en schendingen van grondrechten
  • Gezondheid, operationele veiligheid, en arbeidsveiligheid
  • Personeelskwesties, waaronder het negeren van werkinstructies
  • Gegevensbescherming en inbreuken op de informatiebeveiliging
  • Antitrust schendingen
  • EU-zaken in de zin van de EU-klokkenluidersrichtlijn, 2019/1937
  • Schendingen van verplichtingen op het gebied van mensenrechten en milieuzorg

De klokkenluidersregeling is niet bedoeld voor klachten met betrekking tot operationele zaken. Informatie die via de klokkenluidersregeling wordt gemeld en die niet gerelateerd is aan de gedefinieerde onderwerpen, wordt doorgeleid naar de juiste contactpersonen, mits de klokkenluider daarmee instemt, of de juiste contactpersonen worden verstrekt.

 

IV. Hoe kunnen tips worden ingediend?

TQGG

Onze werknemers kunnen te allen tijde informatie delen met hun leidinggevenden, de afdeling Human Resources, de General Counsel of andere afdelingen binnen het bedrijf.

Klokkenluidersregeling / Ombudsvrouw:

Daarnaast kunnen onze medewerkers, zakelijke partners en andere derden gebruikmaken van ons klokkenluidersysteem om meldingen in te dienen bij onze ombudsvrouw. Je kunt jouw tips telefonisch, per post, e-mail of tijdens een persoonlijke afspraak doorgeven.


Dr Kathrin J. Niewiarra, advocaat, ombudsvrouw

Philippistrasse 11

D-14059 Berlijn

Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-17

TQGG@compliance-aid.com

De tips kunnen in het Duits en het Engels worden ingediend.

Bovendien is het mogelijk om via ons elektronisch klokkenluidersysteem in meer dan 26 talen meldingen bij de Ombudsvrouw in te dienen:

compliance-aid-tqgg.hintbox.de

Extern rapporteringsbureau bij het federale ministerie van Justitie

https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html

V. Hoe wordt de anonimiteit gewaarborgd en de klokkenluider beschermd?

De bescherming en vertrouwelijkheid van de klokkenluider zijn essentieel in onze klachtenprocedure en worden zeer serieus genomen. We nemen gedurende het hele proces individuele maatregelen om klokkenluiders te beschermen tegen benadeling of bestraffing. Intimidatie, bedreigingen of discriminatie worden niet getolereerd. Als je als klokkenluider met dergelijke situaties wordt geconfronteerd, kun je contact opnemen met onze Ombudsvrouw of de relevante afdelingen van TQGG.

Als advocaat is de ombudsvrouw ook gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Het contact met haar en alle verstrekte informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld. Jouw identiteit wordt alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming bekendgemaakt aan TQGG. Mocht jouw informatie leiden tot een onderzoek door het Openbaar Ministerie, dan wordt jouw anonimiteit ook tegenover die instanties gewaarborgd vanwege de geheimhoudingsplicht.

VI. Wat gebeurt er met een ingezonden tip?

Samenvatting

De ombudsvrouw onderzoekt alle binnengekomen tips en voert een initiële juridische beoordeling uit. Vervolgens wordt dit doorgestuurd naar Svenja Wachtel, de General Counsel bij TQGG, voor verdere feitenonderzoek, mits de klokkenluider daarmee heeft ingestemd. Absolute vertrouwelijkheid van de informatie is gegarandeerd. Als de informatie wordt bevestigd, worden er passende maatregelen genomen. Indien de informatie irrelevant blijkt te zijn, wordt het onderzoek stopgezet. Bovendien worden alle persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende privacywetgeving gewist.

De individuele stappen:

Ontvangst van de tip

De ombudsvrouw documenteert de ontvangst van de tip en de klokkenluider ontvangt binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging.

Herziening van de tip

De advocaat van de ombudsvrouw classificeert de ontvangen informatie en onderzoekt deze op plausibiliteit. Als de tip als plausibel wordt beschouwd, wordt deze doorverwezen naar Svenja Wachtel, General Counsel, voor verdere verduidelijking van de feiten, met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

Indien gewenst zal de ombudsvrouw gedurende het hele proces contact houden met de klokkenluider. De wijze van contact wordt uitsluitend door de klokkenluider bepaald.

Als de tip als niet plausibel wordt beoordeeld, wordt het proces stopgezet en wordt de klokkenluider hiervan op de hoogte gesteld.

 

Verduidelijking van de feiten 

In overleg met de ombudsvrouw verheldert de General Counsel de feiten van de zaak, waarbij hij alle beschikbare middelen benut. Er wordt eerst geëvalueerd of er voldoende informatie beschikbaar is om de feiten op te helderen. Indien dit niet het geval is, zal de ombudsvrouw contact opnemen met de klokkenluider om aanvullende informatie te verkrijgen.

Als contact niet gewenst is en er op andere wijze niet voldoende informatie kan worden verzameld om de feiten op te helderen, wordt de procedure stopgezet. Evenzo wordt de procedure beëindigd als er geen wangedrag of risico in het bedrijf, bij zakenpartners of leveranciers kan worden vastgesteld. De klokkenluider wordt hiervan op de hoogte gebracht.

Ontwikkeling van oplossingen

Indien er wangedrag of een risico wordt vastgesteld, worden op basis van de verzamelde informatie passende preventieve en/of corrigerende maatregelen ontwikkeld. Indien mogelijk, redelijk en op verzoek van de klokkenluider, wordt de klokkenluider betrokken bij de ontwikkeling van deze preventieve en/of corrigerende maatregelen.

Uiterlijk drie maanden na de ontvangstbevestiging van de ombudsvrouw krijgt de klokkenluider feedback over de geplande en reeds genomen maatregelen, evenals de redenen daarvoor. Dit gebeurt zolang (interne) onderzoeken en de rechten van de betrokken personen niet worden geschaad en binnen de wettelijke kaders mogelijk is.

Initiëren van corrigerende acties, opvolging en evaluatie van effectiviteit

De aangenomen preventieve en/of corrigerende maatregelen worden uitgevoerd door de General Counsel of een daarvoor aangewezen comité. TQGG evalueert jaarlijks en op ad hoc basis de effectiviteit van de klachtenprocedure, waarbij speciale aandacht wordt besteed aan de feedback van klokkenluiders. Indien nodig worden aanpassingen gedaan om de procedure te verbeteren.

VII. Heeft het melden van een misstand negatieve gevolgen?

Als je naar eer en geweten een melding doet, zal dit binnen de organisatie geen negatieve gevolgen voor je hebben. Echter, als je opzettelijk een valse melding doet of als je een melding te kwader trouw doet, of als je zelf relevante gedragscodes hebt geschonden, behoudt TQGG zich het recht voor om juridische stappen te ondernemen.

VIII. Wat als de inhoud van het bericht achteraf vals blijkt te zijn?

Het is belangrijk dat je op het moment van de melding geloofde of aannam dat de inhoud waar was en dat je de melding niet met kwade bedoelingen deed. Als na opheldering van de feiten blijkt dat de tip niet terecht was, zullen er geen negatieve gevolgen zijn.

IX. Wat gebeurt er als je zelf bij de klacht betrokken bent?

Ook in dat geval word je aangemoedigd om de betrokken feiten te melden. Deze zullen, voor zover wettelijk mogelijk, zorgvuldig worden meegenomen in het onderzoek naar de feiten en eventuele bestraffing.

X. Zijn er kosten verbonden aan het gebruik van de klokkenluidersregeling?

Nee, er zijn geen kosten voor de klokkenluider.

XI. Ontstaat er door de melding een klantrelatie met de ombudsvrouw?

Nee, er ontstaat geen cliënt-jurist relatie. De ombudsvrouw blijft een agent van TQGG. De juridische relatie tussen de ombudsvrouw en TQGG als cliënt heeft echter een "beschermende werking" voor de klokkenluider. Dit betekent dat de ombudsvrouw de klokkenluider informeel kan adviseren over praktische zaken met betrekking tot de individuele zaak, maar zij kan niet als "jouw" advocaat je juridische belangen behartigen.