Questions & Réponses concernant le bureau de médiation, la procédure de réclamation en vertu de la loi sur le devoir de diligence des chaînes d'approvisionnement et le système de signalement en ligne chez The Quality Group GmbH et ses filiales (« TQGG »)
- Qu'est-ce qu'un bureau de médiation / point de réclamation (« système de signalement ») ?
Dans le cadre de la lutte contre les infractions aux dispositions légales et/ou aux règles de conformité internes à l'entreprise ainsi que contre les violations des obligations de diligence en matière de droits humains et d'environnement, TQGG a désigné une avocate externe comme médiatrice et interlocutrice pour notre système de signalement. La médiatrice est disponible pour tous les lanceurs d'alerte souhaitant fournir une information confidentielle sur des irrégularités chez TQGG.
- Qui peut se tourner vers le système de signalement ?
Notre système de signalement, géré par notre médiatrice, est en principe accessible à toute personne pouvant signaler un comportement illégal. Cela inclut les employés, les clients ou tout autre tiers. Tous les signalements seront acceptés tant qu'ils portent sur des infractions présumées et relèvent des sujets définis.
- Quels sujets peuvent faire l'objet de signalements ?
Le système de signalement est à disposition pour des signalements concernant des infractions aux lois et aux règlements ainsi que des risques ou des violations des devoirs de diligence en matière de droits humains et d'environnement, dans la mesure où cela concerne notre entreprise, notre secteur d'activité ou nos fournisseurs tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
Les sujets des signalements incluent notamment les éléments suivants :
- Corruption, blanchiment d'argent, pots-de-vin, financement du terrorisme, infractions aux contrôles des exportations
- Comportement anticoncurrentiel
- Infractions au code de conduite et à d'autres politiques internes de TQGG (par ex., directives d'achat)
- Sécurité des produits
- Discrimination, harcèlement, droits fondamentaux
- Santé, sécurité opérationnelle, protection du travail
- Sujets liés aux ressources humaines, y compris le non-respect des instructions de travail
- Infractions à la protection des données et à la sécurité de l'information
- Infractions au droit de la concurrence
- Sujets européens au sens de la directive européenne sur la protection des lanceurs d'alerte, 2019/1937
- Violations des devoirs de diligence en matière de droits humains et d'environnement.
Le système de signalement n'est pas destiné aux réclamations relatives aux opérations commerciales courantes. Les signalements qui dépassent le cadre thématique défini seront transmis aux interlocuteurs compétents sous réserve de l'accord du lanceur d'alerte, ou les interlocuteurs appropriés seront désignés.
- Comment les signalements peuvent-ils être effectués ?
TQGG :
Nos employés peuvent à tout moment s'adresser à leurs supérieurs hiérarchiques, au département des ressources humaines, au conseiller juridique général ou à d'autres services de l'entreprise pour soumettre des signalements.
Système de signalement / médiatrice :
De plus, notre système de signalement est accessible à nos employés, partenaires commerciaux et autres tiers, et permet de soumettre des signalements à notre médiatrice. Vous pouvez soumettre vos signalements par téléphone, par courrier, par e-mail ou lors d'une réunion en personne.
Avocate Dr. Kathrin J. Niewiarra, médiatrice
Philippistrasse 11
D-14059 Berlin
Tél. : +49 (0) 30 / 4036750-17
TQGG@compliance-aid.com
Les signalements peuvent être effectués en allemand et en anglais.
En outre, il est possible de soumettre des signalements à la médiatrice via notre système de signalement électronique, disponible en plus de 26 langues :
www.compliance-aid-tqgg.hintbox.de
Hintbox
Point de signalement externe auprès du ministère fédéral de la Justice
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html
- Comment l'anonymat est-il garanti et le lanceur d'alerte protégé ?
La protection et la confidentialité du lanceur d'alerte sont des éléments essentiels de notre procédure de réclamation, et nous les prenons très au sérieux. Tout au long de la procédure, des mesures individuelles sont élaborées et mises en œuvre, en fonction du cas, pour protéger le lanceur d'alerte contre toute discrimination ou sanction résultant des signalements effectués. Les tentatives d'intimidation, les menaces ou les discriminations sur le lieu de travail à l'encontre des lanceurs d'alerte ne sont pas tolérées. Si vous subissez des intimidations, des menaces ou des représailles en raison d'un signalement, veuillez vous adresser à notre médiatrice ou aux services compétents de TQGG.
En tant qu'avocate, la médiatrice est également soumise à l'obligation de secret professionnel. Le contact ainsi que toutes les informations et les signalements sont traités de manière absolument confidentielle. Cela est garanti par un accord distinct sur la protection des données avec TQGG en tant que donneur d'ordre.
Votre identité ne sera révélée à TQGG qu'avec votre accord explicite. Si vos informations donnent lieu à une enquête des autorités judiciaires, votre anonymat sera également protégé par le secret professionnel de l'avocate vis-à-vis de ces institutions.
- Que se passe-t-il après avoir soumis un signalement ?
Résumé :
La médiatrice examine les signalements reçus et effectue une première évaluation juridique. Si le lanceur d'alerte a donné son accord, cela sera transmis à Svenja Wachtel, conseillère juridique générale de TQGG, pour une enquête plus approfondie. La confidentialité absolue des signalements est garantie. Si les signalements sont suffisamment concrets, d'autres mesures seront prises. Si les signalements s'avèrent infondés, l'enquête sera close et toutes les données personnelles seront supprimées conformément aux dispositions relatives à la protection des données.
Les étapes :
Réception du signalement
La réception du signalement est documentée et le lanceur d'alerte reçoit une confirmation de réception de la médiatrice dans un délai de sept jours.
Examen du signalement
La médiatrice classe le signalement par sujet et en évalue la plausibilité. Si le signalement est jugé plausible, il est transmis pour enquête, en toute confidentialité, à Svenja Wachtel, conseillère juridique générale.
Si le lanceur d'alerte le souhaite, la médiatrice reste en contact avec lui tout au long de la procédure. Cependant, seul le lanceur d'alerte décide de la manière dont ce contact sera maintenu.
Si le signalement n'est pas jugé plausible, la procédure est close et le lanceur d'alerte en est informé.
Enquête sur le sujet
La conseillère juridique générale enquête sur le sujet en collaboration avec la médiatrice, en utilisant tous les moyens disponibles de manière appropriée et en temps voulu, en fonction des besoins spécifiques. Dans un premier temps, il est vérifié si les informations sont suffisantes pour l'enquête. Si ce n'est pas le cas, la médiatrice contacte le lanceur d'alerte pour lui demander des informations complémentaires.
Si le contact n'est pas souhaité et qu'aucune autre information suffisante ne peut être collectée pour l'enquête, la procédure est close. Si aucun comportement répréhensible ou risque n'est constaté dans l'entreprise ou chez ses partenaires commerciaux ou fournisseurs, la procédure est également close. Le lanceur d'alerte est informé en conséquence.
Élaboration de solutions
Si un comportement répréhensible ou un risque est constaté, des mesures de prévention et/ou de remédiation appropriées sont élaborées sur la base des informations collectées. Si cela est possible, pertinent et souhaité par le lanceur d'alerte, celui-ci sera impliqué dans l'élaboration des mesures de prévention et/ou de remédiation.
Le lanceur d'alerte reçoit, au plus tard trois mois après la confirmation de réception, un retour de la médiatrice sur les mesures prévues et celles déjà prises, ainsi que sur les raisons de ces mesures, dans la mesure où cela n'affecte pas les enquêtes (internes) et les droits des personnes concernées par le signalement, et dans la mesure où cela est légalement possible.
Mise en œuvre des mesures correctives et suivi de leur efficacité
Les mesures de prévention et/ou de remédiation décidées sont mises en œuvre et leur suivi est assuré par la conseillère juridique générale ou par un comité mis en place à cet effet.
En outre, TQGG vérifie l'efficacité de la procédure de réclamation chaque année et à titre ponctuel. Le retour des lanceurs d'alerte est particulièrement pris en compte pour cela. Des ajustements sont effectués si nécessaire.
- Doit-on craindre des conséquences négatives en faisant un signalement ?
Si vous faites un signalement en toute bonne foi, vous ne subirez aucun préjudice dans l'entreprise. Cependant, si vous soumettez intentionnellement un faux signalement ou si vous avez vous-même enfreint les règles de conduite en vigueur, TQGG se réserve le droit d'engager des poursuites judiciaires.
- Que se passe-t-il si le contenu du signalement s'avère finalement faux ?
Il est important que vous ayez cru ou supposé que le contenu était vrai au moment du signalement et que vous ne l'ayez pas fait dans un but abusif. Si l'enquête révèle que le signalement n'était pas fondé, vous ne subirez aucune conséquence négative.
- Que faire si vous êtes personnellement impliqué dans le problème signalé ?
Dans ce cas également, vous êtes encouragé à signaler le problème en question. Lors de l'enquête et de la sanction éventuelle, cela sera pris en compte de manière appropriée, dans la mesure où cela est légalement possible.
- Le lanceur d'alerte encourt-il des frais en utilisant le système de signalement ?
Aucun frais n'est imputé au lanceur d'alerte.
- Le signalement donne-t-il lieu à une relation de mandat avec la médiatrice ?
Non, aucune relation de mandat n'est établie. La médiatrice est et reste une mandataire de TQGG. Cependant, en raison de la relation contractuelle entre la médiatrice et TQGG en tant que donneur d'ordre, une « protection » s'applique au profit du lanceur d'alerte. Cela permet à la médiatrice de conseiller le lanceur d'alerte de manière informelle sur les questions pratiques du cas individuel, mais elle ne peut pas représenter ses intérêts juridiques en tant que « son » avocate.
